سيتوبات، أخبار FAH أونلاين – نظم برنامج دراسات علم المكتبات بكلية الآداب والعلوم الإنسانية بجامعة شريف هداية الله الإسلامية الحكومية جاكرتا محاضرة ضيف ضمن مقرر “نظم الأتمتة الأرشيفية” يوم الخميس (18/06/2026) بشكل افتراضي عبر الإنترنت. وقد انطلقت الفعالية الإلكترونية في الساعة 13:51 بتوقيت غرب إندونيسيا، واستضافت الدكتور مولادي، الماجستير في العلوم الإنسانية، وهو محاضر في برنامج علم المكتبات بجامعة رادين فتح باليمبانغ، كمتحدث رئيسي. وحضر المحاضرة طلبة المستوى السادس في برنامج علم المكتبات، كما شارك فيها محمد أزوار، الماجستير في العلوم الإنسانية، محاضر علم المكتبات بكلية الآداب والعلوم الإنسانية بجامعة شريف هداية الله جاكرتا.

وفي عرضه، تناول الدكتور مولادي المشكلات التي غالباً ما تظهر مع استمرار نمو المؤسسات. إذ إن ازدياد الأنشطة المؤسسية يؤدي إلى زيادة عدد الرسائل والتقارير ووثائق السياسات والسجلات الإدارية. وعندما تتم إدارة هذه الأرشيفات بشكل يدوي، تصبح عملية الاسترجاع بطيئة، وتكون التسجيلات عرضة للأخطاء، كما يصعب التأكد من توفر الوثائق عند الحاجة إليها.

وتوضح هذه المشكلة أن الأرشيف يرتبط بشكل مباشر باستمرارية عمل المؤسسة. فالمعلومات الموجودة فيه تُعد أساساً لاتخاذ القرار، ودليلاً على تنفيذ الأنشطة، ومصدراً للمساءلة المؤسسية. وإن سوء إدارة الأرشيف يمكن أن يعيق تقديم الخدمات ويضعف النظام الإداري.

ثم شرح الدكتور مولادي مفهوم أتمتة الأرشيف باعتباره جهداً لتطوير إدارة الوثائق بشكل أكثر تنظيماً من خلال تقنيات المعلومات. حيث تعمل هذه الأنظمة على تسريع استرجاع الأرشيف، وتقليل الأعمال المتكررة، وضمان بقاء المعلومات متاحة ومحمية. ويتطلب تطبيقها تكاملاً بين الأجهزة، وبرامج إدارة الأرشيف، وقواعد البيانات، والكوادر البشرية التي تفهم إجراءات الأرشفة.

ويمكن تطبيق أتمتة الأرشيف في المؤسسات الحكومية والجامعات والشركات وغيرها من المنظمات. ويساعد هذا النظام على تسريع الخدمات، وتعزيز المساءلة، وتقليل مخاطر فقدان الوثائق. ومع ذلك، فإن نجاحه يعتمد على جاهزية الموارد البشرية، وأمن البيانات، والتمويل الأولي، وقدرة المؤسسة على التكيف مع ثقافة العمل الجديدة.

واختُتمت المحاضرة بجلسة نقاش وأسئلة وأجوبة، حيث أتيحت للطلاب فرصة مناقشة ممارسات الرقمنة، وأمن السجلات الإلكترونية، وجاهزية المؤسسات في تطبيق أنظمة الأتمتة. ومن المتوقع أن تسهم هذه الفعالية في توسيع فهم الطلاب لإدارة المعلومات الرقمية وتعزيز استعدادهم لمتطلبات مهنة الأرشفة المتطورة.

الكاتب: أنديكا براتاما
التوثيق: